Ở phần lớn công trường vừa và nhỏ, tiến độ thi công là một bảng Excel tô màu theo tuần. Nó dễ làm. Ai cũng đọc được.
Nhưng nó có một nhược điểm chết người. Khi một việc chậm ba ngày, không ai biết những việc nào phía sau sẽ chậm theo. Cũng không ai biết ngày bàn giao bị đẩy đi bao xa.
MS Project là gì, nói gọn, là công cụ để trả lời đúng câu hỏi đó.
Bài này viết cho kỹ sư hiện trường, cán bộ kỹ thuật và người mới làm quản lý dự án. Bạn chưa từng dùng phần mềm tiến độ cũng đọc được.
Tiến độ trên Excel và tiến độ trên MS Project
Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án của Microsoft. Nó dùng để lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ cùng chi phí. Trong xây dựng, nó chủ yếu được dùng để lập và kiểm soát tiến độ thi công.
Khác biệt cốt lõi với Excel không nằm ở giao diện. Nó nằm ở chỗ MS Project hiểu quan hệ giữa các công việc.
| Tiến độ trên Excel | Tiến độ trên MS Project | |
|---|---|---|
| Cách thể hiện | Ô tô màu theo ngày, vẽ tay | Biểu đồ Gantt sinh tự động từ dữ liệu |
| Quan hệ công việc | Không có, người lập tự nhớ | Khai báo rõ: việc B bắt đầu sau khi A xong, hoặc chồng lấn, hoặc trễ mấy ngày |
| Khi một việc chậm | Tô lại bằng tay toàn bộ phía sau | Tự tính lại ngày của mọi việc phụ thuộc |
| Đường găng | Không biết việc nào quyết định ngày bàn giao | Tự xác định và tô đỏ |
| Nguồn lực | Ghi chú rời | Gán nhân công, máy, vật tư cho từng việc và báo ngày quá tải |
| Theo dõi thực tế | Thêm cột "thực tế" rồi so bằng mắt | Lưu kế hoạch gốc, cập nhật phần trăm hoàn thành, so sánh tự động |
| Hợp với | Công trình rất nhỏ, dưới 30 đầu việc, ít thay đổi | Công trình có phụ thuộc giữa các việc và có thay đổi khi thi công |
Excel không sai. Nó chỉ dừng ở mức vẽ tiến độ. MS Project thì tính tiến độ. Chính phần tính đó giúp bạn biết trước, thay vì biết sau, rằng dự án sẽ chậm.
Ba khái niệm phải nắm
Người học MS Project hay bắt đầu từ nút bấm. Ba khái niệm dưới đây thì bỏ qua. Kết quả là lập được tiến độ trông giống thật nhưng không điều hành được.
WBS — cấu trúc phân chia công việc. Đây là cách chia dự án thành các phần nhỏ dần theo cấp bậc. Công trình chia thành hạng mục: móng, thân, hoàn thiện, cơ điện. Hạng mục lại chia thành đầu việc: ép cọc, đào đất, bê tông móng. Cấp cuối cùng phải là việc giao được cho một tổ đội và nghiệm thu được. Trong xây dựng, WBS nên bám theo cấu trúc dự toán. Như vậy sau này mới nối được tiến độ với chi phí.
Đường găng. Đây là chuỗi việc nối tiếp dài nhất từ đầu đến cuối dự án. Bất kỳ việc nào trên chuỗi đó chậm một ngày thì cả công trình chậm một ngày. Các việc nằm ngoài đường găng có thời gian dự trữ. Chúng chậm trong giới hạn dự trữ thì ngày bàn giao không đổi. Biết đường găng là biết phải dồn người và máy vào đâu. MS Project tính đường găng tự động, miễn là bạn khai báo quan hệ đúng.
Nguồn lực. Gồm nhân công, máy và vật tư. Gán nguồn lực cho từng việc thì phần mềm sẽ chỉ ra ngày nào một tổ đội bị xếp làm hai việc cùng lúc. Tiến độ không xét nguồn lực là tiến độ trên giấy. Nó ngầm giả định bạn có vô hạn người và máy.
Đây là khái niệm quan trọng nhất của cả môn lập tiến độ. Hình dưới cho thấy vì sao.
Trả lời câu hỏi MS Project là gì ở mức thao tác thì mất vài buổi. Tư duy đường găng mới là thứ theo bạn cả nghề.
Lập tiến độ một công trình nhỏ trong bảy bước
Lấy ví dụ một nhà phố bốn tầng, khung bê tông. Trình tự dưới đây cũng là trình tự khóa MS Project của Viện dạy trong sáu buổi.
Bước 1 — Thiết lập lịch làm việc. Khai ngày bắt đầu, đơn vị thời gian và lịch làm việc. Tuần làm sáu ngày hay bảy ngày. Nghỉ lễ, nghỉ Tết vào ngày nào. Lịch sai thì mọi ngày phía sau đều sai. Người mới hay làm qua loa bước này.
Bước 2 — Lập WBS. Nhập danh mục công việc theo cấp bậc. Phần ngầm gồm định vị, ép cọc, đào đất, bê tông lót, móng, giằng, lấp đất. Phần thân gồm cột, dầm sàn từng tầng, xây tường. Hoàn thiện gồm trát, ốp lát, sơn, cửa. Cơ điện gồm đi ống âm, đi dây, lắp thiết bị. Với nhà phố, khoảng 40 đến 80 đầu việc là vừa.
Bước 3 — Ước lượng thời lượng. Với mỗi đầu việc, ước số ngày theo khối lượng và năng suất tổ đội. Ví dụ tổ cốt thép sáu người làm được hai tấn mỗi ngày. Đây là chỗ tiến độ nối với dự toán. Khối lượng lấy từ bảng khối lượng, năng suất lấy từ định mức hoặc kinh nghiệm. Bài Bóc tách khối lượng là gì nói kỹ về nguồn khối lượng.
Bước 4 — Khai báo quan hệ. Việc nào phải xong trước việc nào. Việc nào chồng lấn được. Việc nào phải chờ kỹ thuật, chẳng hạn bê tông sàn phải chờ mấy ngày mới tháo ván khuôn. Khai đủ quan hệ thì đường găng mới đúng. Thiếu quan hệ là lỗi phổ biến nhất.
Bước 5 — Gán nguồn lực và cân đối. Gán tổ đội và máy cho từng việc. Xem biểu đồ nguồn lực để tìm ngày quá tải. Xử lý bằng cách dời việc ngoài đường găng, thêm người, hoặc chấp nhận kéo dài. Với nhà phố, điểm nghẽn thường là một tổ nề vừa xây vừa trát.
Bước 6 — Kiểm đường găng và lưu kế hoạch gốc. Xem chuỗi găng có hợp lý không. Thường nó chạy qua phần thô từng tầng. Nếu ngày hoàn thành không đáp ứng hợp đồng thì phải rút ngắn. Rút bằng cách chồng lấn thêm, hoặc thêm nguồn lực cho việc trên đường găng. Thêm người cho việc ngoài đường găng thì không rút được ngày nào. Xong rồi mới lưu kế hoạch gốc.
Bước 7 — Cập nhật thực tế. Mỗi tuần nhập ngày bắt đầu thật và phần trăm hoàn thành của các việc đang làm. Phần mềm tính lại ngày hoàn thành và chỉ ra việc nào đang kéo dự án chậm. Báo cáo lúc này không còn chung chung là "đang chậm". Nó thành "chậm bốn ngày vì việc X trên đường găng".
Bảy bước này là một vòng lặp. Có thay đổi thì từ bước 7 quay lại bước 4 và 5. Tiến độ lập một lần rồi cất đi chỉ là tài liệu nộp thầu.
Bảy lỗi hay gặp
Gõ ngày bắt đầu và kết thúc bằng tay. Đây là lỗi số một của người chuyển từ Excel sang. Gõ ngày trực tiếp sẽ tạo ràng buộc cứng. Phần mềm không tính lại được khi có thay đổi. Hãy nhập thời lượng và quan hệ, để phần mềm tự tính ngày.
Thiếu quan hệ kỹ thuật. Quên thời gian chờ bê tông. Quên rằng hoàn thiện phải đợi cơ điện đi âm xong. Quên rằng tầng trên phải chờ tầng dưới. Đường găng vì thế ngắn hơn thực tế, và tiến độ lạc quan một cách vô lý.
Cả tiến độ đều đỏ, hoặc không có việc nào đỏ. Cả hai đều là dấu hiệu khai báo sai. Thường là do ràng buộc cứng quá nhiều, hoặc quan hệ khai thiếu.
Không gán nguồn lực. Tiến độ nhìn rất đẹp trên màn hình. Ra công trường thì một tổ cốt thép phải làm ba tầng cùng lúc.
Không lưu kế hoạch gốc. Cập nhật xong mới nhận ra không còn gì để so sánh. Báo cáo chậm so với kế hoạch, mà kế hoạch thì không còn.
Đặt tên đầu việc theo tổ đội. "Tổ nề làm tầng 2" không phải một đầu việc. "Xây tường tầng 2" mới là đầu việc. Đặt tên theo sản phẩm thì mới nghiệm thu và thanh toán được.
Chia quá chi tiết. Tiến độ 500 đầu việc cho một nhà phố thì không ai cập nhật nổi sau tuần thứ hai. Mức chi tiết phải khớp với khả năng thu số liệu từ hiện trường.
MS Project hay Primavera
Câu này gần như buổi học đầu tiên nào cũng có người hỏi. Trả lời ngắn: phần lớn kỹ sư ở Việt Nam nên học MS Project trước. Primavera để dành cho khi công việc thật sự đòi hỏi.
| MS Project | Primavera P6 | |
|---|---|---|
| Hợp với | Dự án đơn lẻ đến vừa; kỹ sư, chỉ huy trưởng, phòng kỹ thuật | Dự án lớn, nhiều dự án song song, nhiều bên; phòng kế hoạch tổng thầu |
| Độ khó | Học được trong một khóa ngắn, giao diện kiểu Office | Khó hơn rõ rệt, phải hiểu cách tổ chức dữ liệu cấp doanh nghiệp |
| Ở Việt Nam | Phổ biến ở nhà thầu trong nước, công trình dân dụng và công nghiệp | Hay bị yêu cầu ở dự án vốn nước ngoài, dầu khí, hạ tầng lớn |
| Chi phí | Thấp hơn | Cao hơn đáng kể |
Khái niệm lõi thì hai phần mềm giống nhau. WBS, quan hệ, đường găng, nguồn lực, kế hoạch gốc đều như nhau cả. Học MS Project trước là học những khái niệm đó với chi phí thấp nhất. Sau này dự án đòi Primavera thì phần phải học thêm chủ yếu là cách tổ chức dữ liệu, không phải tư duy.
Có một hướng đi tiếp nữa. Tiến độ nối được với mô hình BIM để thành mô phỏng 4D. Người xem sẽ thấy công trình mọc lên theo thời gian, thay vì đọc các thanh Gantt. Hai bài Navisworks dùng để làm gì và Synchro 4D là gì nói về hai công cụ làm việc này.
Ở Viện, người phụ trách môn MS Project chính là tác giả cuốn sách chuyên khảo về phần mềm này, do Nhà xuất bản Xây dựng phát hành.
Câu hỏi thường gặp
Học MS Project mất bao lâu?
Thao tác cơ bản thì một khóa sáu buổi là đủ. Lập được tiến độ dùng để điều hành thật thì cần thêm một dự án làm từ đầu đến cuối, có người góp ý. Phần khó không nằm ở phần mềm, mà ở ước lượng thời lượng và khai báo quan hệ.
MS Project có làm dự toán và thanh toán được không?
Bạn gán được chi phí cho công việc để theo dõi dòng tiền theo tiến độ. Nhưng nó không thay phần mềm dự toán. Thông lệ là dự toán làm riêng, tiến độ làm riêng, rồi nối với nhau qua WBS chung.
Kỹ sư hiện trường có cần học không, hay chỉ phòng kỹ thuật?
Người cập nhật số liệu hằng tuần nên là kỹ sư hiện trường, vì họ biết việc làm đến đâu. Tối thiểu phải đọc được tiến độ. Và phải biết việc mình phụ trách có nằm trên đường găng hay không.
Tiến độ lập bằng MS Project có nộp thầu được không?
Được, và rất phổ biến. Phần lớn hồ sơ dự thầu trong nước nộp biểu đồ Gantt in từ MS Project. Với dự án vốn nước ngoài, hồ sơ mời thầu có thể đòi định dạng Primavera, nên phải đọc kỹ yêu cầu.
Có phần mềm miễn phí thay được không?
Có vài phần mềm mã nguồn mở và dịch vụ trực tuyến lập được Gantt kèm đường găng. Chúng đủ dùng cho dự án nhỏ. Nhưng khi trao đổi tệp với chủ đầu tư và đối tác, định dạng MS Project vẫn là mặc định ở Việt Nam.
Đường găng có thay đổi trong quá trình thi công không?
Có, và đây là lý do phải cập nhật đều. Một việc ngoài đường găng chậm quá phần dự trữ thì chính nó trở thành việc găng. Đường găng mới có thể đi qua một chuỗi việc hoàn toàn khác.