Câu hỏi hồ sơ hoàn công gồm những gì năm nay có một câu trả lời khác so với vài năm trước, và đây là chỗ nhiều tài liệu trên mạng đang sai. Từ 1/7/2026, Nghị định 06/2021 đã hết hiệu lực. Thay vào đó là Nghị định 207/2026/NĐ-CP. Danh mục hồ sơ, cách lập bản vẽ hoàn công và mẫu dấu đều nằm ở nghị định mới.
Bài này liệt kê danh mục hồ sơ hoàn công theo đúng Phụ lục VII của Nghị định 207/2026. Kèm theo là cách lập và đóng dấu bản vẽ hoàn công theo Phụ lục IIb, ai lập ai ký, lưu trữ thế nào. Cuối bài phân biệt ba thứ hay bị lẫn với nhau: hoàn công, nghiệm thu và thanh quyết toán.
"Hồ sơ hoàn công" và "hồ sơ hoàn thành công trình" là một
Trên công trường ai cũng gọi là hồ sơ hoàn công. Trong văn bản pháp luật thì không có cụm đó — tên chính thức là hồ sơ hoàn thành công trình. Khoản 4 Điều 3 Nghị định 207/2026 định nghĩa: "Hồ sơ hoàn thành công trình là tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi đưa công trình vào khai thác, sử dụng."
Hai chữ đáng chú ý trong định nghĩa đó là "quá trình" và "lưu lại". Hồ sơ hoàn công không phải tập giấy lập vào tuần cuối trước khi bàn giao. Nó là những gì đã sinh ra dọc suốt dự án, được gom lại và giữ để về sau còn tra khi bảo trì, sửa chữa hay xử lý sự cố. Hiểu như vậy thì mới thấy vì sao không thể "làm hồ sơ hoàn công" sau khi công trình đã xong.
Bên cạnh đó, bản vẽ hoàn công là một thành phần trong bộ hồ sơ, không phải toàn bộ. Khoản 3 Điều 3 định nghĩa đó là "bản vẽ công trình xây dựng hoàn thành, trong đó thể hiện vị trí, kích thước, vật liệu và thiết bị được sử dụng thực tế".
Căn cứ pháp lý: Nghị định 207/2026 thay Nghị định 06/2021
Đây là chỗ phải cập nhật, vì phần lớn bài hướng dẫn đang lưu hành vẫn dẫn nghị định cũ.
Nghị định 207/2026/NĐ-CP ban hành ngày 15/6/2026, hiệu lực từ 1/7/2026, quy định chi tiết một số điều của Luật Xây dựng về quản lý chất lượng, thi công và bảo trì công trình. Điều 52 của nghị định ghi rõ: Nghị định 06/2021 — đã sửa đổi bởi các Nghị định 35/2023, 175/2024, 14/2026 và 67/2026 — hết hiệu lực kể từ ngày nghị định mới có hiệu lực.
Ba địa chỉ cần nhớ trong nghị định mới:
| Nội dung | Nằm ở đâu |
|---|---|
| Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình | Phụ lục VII |
| Cách lập và mẫu dấu bản vẽ hoàn công | Phụ lục IIb |
| Trách nhiệm lập, ngôn ngữ, lưu trữ | Điều 28 |
Nếu hồ sơ của bạn đang dùng biểu mẫu và danh mục theo Nghị định 06/2021 thì phần lớn nội dung vẫn dùng được, nhưng căn cứ pháp lý ghi trên bìa và trong các biên bản phải sửa. Cơ quan kiểm tra công tác nghiệm thu để ý chi tiết này.
Hồ sơ hoàn công gồm những gì: danh mục theo Phụ lục VII
Phụ lục VII chia hồ sơ thành ba nhóm, theo đúng trình tự một dự án đi qua.
Nhóm I — Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng, mười mục:
- Quyết định chủ trương đầu tư và báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nếu có.
- Quyết định phê duyệt dự án, kèm báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế – kỹ thuật.
- Nhiệm vụ thiết kế và các văn bản thẩm định.
- Phương án đền bù giải phóng mặt bằng và tái định cư, nếu có.
- Văn bản thỏa thuận của cơ quan nhà nước về quy hoạch, đấu nối hạ tầng ngoài hàng rào, đánh giá tác động môi trường, an toàn giao thông và an toàn cho công trình lân cận.
- Quyết định giao đất hoặc hợp đồng thuê đất.
- Giấy phép xây dựng, trừ trường hợp được miễn.
- Quyết định lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng.
- Tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu.
Nhóm II — Hồ sơ khảo sát và thiết kế, năm mục:
- Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát và báo cáo kết quả khảo sát.
- Văn bản phê duyệt báo cáo kết quả khảo sát.
- Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế.
- Quyết định phê duyệt thiết kế, kèm hồ sơ thiết kế đã duyệt, có danh mục bản vẽ và chỉ dẫn kỹ thuật.
- Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế.
Nhóm III — Hồ sơ quản lý thi công, mười sáu mục. Đây là nhóm dày nhất, và cũng là nhóm người làm hồ sơ hay phát hiện ra mình thiếu. Buổi cuối khóa Thanh quyết toán xây dựng dành để soát đúng danh mục này trên hồ sơ thật. Những mục hay bị thiếu nhất khi nộp:
- Danh mục các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công, kèm văn bản thẩm định và phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Bản vẽ hoàn công, có danh mục bản vẽ kèm theo. Thiếu danh mục là hồ sơ bị trả lại, dù bản vẽ có đủ.
- Chứng từ xuất xứ hàng hóa, nhãn mác, công bố tiêu chuẩn áp dụng, chứng nhận hợp quy và thông báo tiếp nhận công bố hợp quy theo Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa.
- Các kết quả quan trắc, đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công.
- Biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu bộ phận hoặc giai đoạn.
- Hồ sơ quản lý chất lượng thiết bị lắp đặt vào công trình.
- Quy trình vận hành nếu có, và quy trình bảo trì công trình.
- Các văn bản chấp thuận về phòng cháy chữa cháy, môi trường, an toàn lao động, đấu nối hạ tầng, thực hiện giấy phép xây dựng.
- Hồ sơ giải quyết sự cố nếu có, và phụ lục các tồn tại cần khắc phục sau khi đưa công trình vào sử dụng.
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng.
Bản vẽ hoàn công: lập thế nào cho đúng
Phụ lục IIb quy định rất cụ thể, và đây là phần người mới hay làm sai nhất.
Trường hợp thi công đúng thiết kế. Nếu kích thước và thông số thực tế không vượt quá sai số cho phép so với thiết kế, thì không phải vẽ lại: bản vẽ thi công được photocopy, rồi các bên liên quan đóng dấu và ký xác nhận lên đó để thành bản vẽ hoàn công.
Trường hợp có sai khác. Kích thước hoặc thông số thực tế đã thay đổi so với bản vẽ thi công được phê duyệt. Khi đó nhà thầu ghi trị số thực tế trong ngoặc đơn, đặt bên cạnh hoặc bên dưới trị số cũ ngay trên tờ bản vẽ đó. Cách này giữ được cả con số thiết kế lẫn con số thực tế trên cùng một tờ, nên người đọc sau này thấy ngay chỗ nào đã đổi.
Khi cần thiết thì nhà thầu được vẽ lại một bản vẽ hoàn công mới, với khung tên tương tự mẫu dấu quy định trong phụ lục.
Hai quy định nữa hay bị bỏ qua. Thứ nhất, bộ phận công trình bị che khuất phải được lập bản vẽ hoàn công, hoặc được đo đạc xác định kích thước và thông số thực tế trước khi làm công việc tiếp theo. Nghĩa là phải làm ngay tại thời điểm đó, không lùi lại được sau khi đã đổ bê tông. Thứ hai, với nhà thầu liên danh, từng thành viên tự lập và ký xác nhận phần việc của mình, không được ủy quyền cho thành viên khác.
Đọc được bản vẽ hoàn công đòi hỏi đọc được bản vẽ thi công trước đã. Bài Cách đọc bản vẽ kết cấu mô tả cách đọc bộ bản vẽ mà bản hoàn công sẽ dựa lên.
Mẫu dấu bản vẽ hoàn công và người ký
Nghị định cho hai mẫu dấu.
Mẫu số 1 dùng cho trường hợp thông thường, gồm tên nhà thầu thi công, dòng chữ BẢN VẼ HOÀN CÔNG, ngày tháng, và ba chữ ký: người lập ghi rõ họ tên và chức vụ, chỉ huy trưởng công trình hoặc giám đốc dự án, tư vấn giám sát trưởng.
Mẫu số 2 dùng khi có thầu chính và thầu phụ, hoặc hợp đồng EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay. Mẫu này có thêm chữ ký của chỉ huy trưởng hoặc giám đốc dự án phía nhà thầu phụ, bên cạnh chữ ký của nhà thầu chính.
Kích thước dấu tùy theo cỡ chữ trên bản vẽ, nghị định không ấn định.
Ai lập, viết bằng tiếng gì, lưu ở đâu
Điều 28 trả lời gọn bốn câu hỏi này.
Ai lập. Chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình sau khi đã nghiệm thu hoàn thành hạng mục hoặc công trình, và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ. Các nhà thầu chịu trách nhiệm về phần hồ sơ do mình lập. Nói cách khác, hồ sơ hoàn công là việc của chủ đầu tư, còn nhà thầu là người cung cấp nguyên liệu.
Ngôn ngữ. Toàn bộ phải lập bằng tiếng Việt. Chỉ khi có yếu tố nước ngoài thì các bên mới được thỏa thuận thêm tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài khác — thỏa thuận thêm, không phải thay thế.
Lập chung hay lập riêng. Nếu các hạng mục được đưa vào sử dụng cùng thời điểm thì lập một bộ chung cho cả dự án. Nếu đưa vào sử dụng ở các thời điểm khác nhau thì được lập riêng cho từng công trình, hạng mục.
Lưu trữ. Chủ đầu tư lưu một bộ; mỗi bên tham gia lưu phần việc của mình. Hồ sơ phải được lưu bằng bản gốc và bản sao điện tử; không có bản gốc thì thay bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Yêu cầu bản sao điện tử là điểm mà nhiều đơn vị chưa làm quen.
Hoàn công, nghiệm thu và thanh quyết toán khác nhau ở đâu
Ba việc này diễn ra sát nhau nên rất hay bị gộp làm một, nhưng mục đích khác hẳn.
Nghiệm thu là hành vi xác nhận chất lượng: công việc, bộ phận, giai đoạn hay toàn bộ công trình có đạt yêu cầu thiết kế không. Nghị định 207/2026 quy định ở Điều 22 cho công việc xây dựng, Điều 23 cho giai đoạn hoặc bộ phận, Điều 24 cho hoàn thành hạng mục và công trình. Sản phẩm là các biên bản nghiệm thu.
Hoàn công là hành vi ghi nhận hiện trạng: công trình thực tế đã được xây ra sao, khác thiết kế ở đâu. Sản phẩm là bản vẽ hoàn công và bộ hồ sơ hoàn thành công trình. Nó diễn ra sau nghiệm thu hoàn thành.
Thanh quyết toán là hành vi xác định tiền: khối lượng đã thực hiện được trả bao nhiêu. Sản phẩm là hồ sơ thanh toán từng đợt và hồ sơ quyết toán. Bài Hồ sơ thanh quyết toán công trình gồm những gì? mô tả bộ hồ sơ này.
Quan hệ giữa ba việc rất thực tế: bản vẽ hoàn công là căn cứ để xác định khối lượng thực tế, mà khối lượng thực tế lại là căn cứ để thanh toán. Sai ở bản vẽ hoàn công thì sai luôn số tiền. Đó là lý do người làm QS và người làm dự toán phải đọc được hồ sơ hoàn công, chứ không chỉ người làm kỹ thuật.
Năm lỗi khiến hồ sơ hoàn công bị trả lại
Còn ghi căn cứ Nghị định 06/2021. Văn bản này đã hết hiệu lực từ 1/7/2026. Bìa hồ sơ và các biên bản phải dẫn Nghị định 207/2026.
Bản vẽ hoàn công không có danh mục kèm theo. Phụ lục VII yêu cầu rõ "có danh mục bản vẽ kèm theo". Đây là lỗi hình thức nhưng đủ để hồ sơ bị trả.
Bộ phận che khuất không có bản vẽ hoàn công. Móng, cốt thép trong bê tông, đường ống ngầm phải được lập hoặc đo đạc xác nhận trước khi phủ kín. Làm sau là không còn cách nào.
Thiếu quy trình bảo trì. Nhiều bộ hồ sơ đầy đủ phần thi công nhưng quên mục này, trong khi nó nằm trong danh mục và là thứ chủ quản lý sử dụng cần nhất về sau.
Thầu liên danh ký chéo cho nhau. Nghị định cấm ủy quyền giữa các thành viên liên danh khi ký xác nhận bản vẽ hoàn công.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ hoàn công do chủ đầu tư hay nhà thầu lập?
Chủ đầu tư tổ chức lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của cả bộ. Nhà thầu lập và chịu trách nhiệm phần hồ sơ do mình thực hiện, trong đó có bản vẽ hoàn công.
Thi công đúng thiết kế thì có phải vẽ lại bản vẽ hoàn công không?
Không. Nếu sai số nằm trong mức cho phép thì photocopy bản vẽ thi công rồi đóng dấu, ký xác nhận là thành bản vẽ hoàn công.
Ghi sai khác vào bản vẽ hoàn công như thế nào?
Ghi trị số thực tế trong ngoặc đơn, đặt cạnh hoặc dưới trị số thiết kế cũ, ngay trên tờ bản vẽ đó. Không xóa con số cũ đi.
Hồ sơ hoàn công phải lưu bao nhiêu bộ?
Chủ đầu tư lưu một bộ đầy đủ; mỗi chủ thể tham gia lưu phần việc của mình. Phải có cả bản gốc và bản sao điện tử.
Hoàn công có phải là điều kiện để thanh toán không?
Không trực tiếp, nhưng bản vẽ hoàn công là căn cứ xác định khối lượng thực tế, mà khối lượng thực tế mới là căn cứ để thanh toán và quyết toán. Trên thực tế, hồ sơ hoàn công chưa xong thì quyết toán khó đi tiếp.