Hồ sơ thanh quyết toán công trình gồm những gì? Checklist theo Nghị định 210/2026 và 254/2025

Hồ sơ thanh quyết toán công trình không phải một tập giấy lập một lần khi công trình xong. Nó là ba lớp hồ sơ nối tiếp nhau. Lớp một là hồ sơ thanh toán từng đợt, lập đi lập lại trong lúc thi công. Lớp hai là hồ sơ quyết toán hợp đồng, dân trong nghề gọi là quyết toán A-B. Lớp ba là hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, chỉ có ở dự án vốn đầu tư công.

Riêng bộ hồ sơ thanh toán một đợt gồm sáu thứ bắt buộc. Đó là biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành của đợt, bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo Mẫu số 03.a/TT, và bảng tính phát sinh cùng bảng tính điều chỉnh giá nếu hợp đồng có. Cộng thêm giấy đề nghị thanh toán vốn Mẫu số 04.a/TT, giấy rút vốn Mẫu số 05.a/TT, và hóa đơn giá trị gia tăng. Checklist đầy đủ của cả năm giai đoạn nằm ngay bên dưới.

Căn cứ pháp lý là chỗ rất nhiều tài liệu trên mạng đã lỗi thời. Hai văn bản trung tâm hiện nay là Nghị định 210/2026/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng, hiệu lực từ 01/7/2026, thay Nghị định 37/2015 và 50/2021. Và Nghị định 254/2025/NĐ-CP về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án dùng vốn đầu tư công, hiệu lực từ 26/9/2025, bãi bỏ Nghị định 99/2021. Tài liệu nào còn dẫn Nghị định 37/2015 hay 99/2021 là đang nói về quy định đã hết hiệu lực.

Một công trình có thể thi công đúng tiến độ, đúng chất lượng, rồi mất thêm cả năm để lấy được tiền. Lý do thường chỉ là hồ sơ bị trả đi trả lại. Kỹ sư QS có kinh nghiệm hay nói: thi công là một nửa công việc, nửa còn lại là chứng minh được phần đã làm để thu tiền về. Bài này đi theo checklist từng giai đoạn, kèm mốc thời gian, trách nhiệm từng bên, và những lỗi khiến hồ sơ bị trả lại mà giảng viên khóa Thanh quyết toán xây dựng của Viện gặp nhiều nhất khi chữa bài cho học viên.

Phân biệt thanh toán, quyết toán và kiểm toán

Ba từ này hay bị dùng lẫn. Thực ra chúng là ba việc khác nhau, ở ba thời điểm, với ba bộ hồ sơ khác nhau.

Bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình vì thế không phải một tập giấy lập một lần. Nó là ba lớp hồ sơ nối tiếp nhau, lớp sau dựa trên lớp trước.

Checklist hồ sơ thanh quyết toán theo từng giai đoạn

Checklist dưới đây gộp yêu cầu của hợp đồng xây dựng theo Nghị định 210/2026, áp dụng cho mọi nguồn vốn ở phần dự án đầu tư công và PPP. Cộng với yêu cầu của cơ quan thanh toán, tức Kho bạc Nhà nước, theo Nghị định 254/2025 với dự án vốn đầu tư công. Dự án vốn tư nhân không phải gửi Kho bạc, nhưng chủ đầu tư thường yêu cầu bộ hồ sơ tương đương.

Giai đoạn 1 – Hồ sơ pháp lý ban đầu, gửi một lần

• Kế hoạch đầu tư công hằng năm được giao; quyết định phê duyệt dự án hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật.
• Quyết định phê duyệt thiết kế và dự toán; kế hoạch lựa chọn nhà thầu; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Hợp đồng xây dựng kèm toàn bộ phụ lục: bảng giá, tiến độ, điều khoản điều chỉnh giá, biểu mẫu thanh toán nếu có. Cả các phụ lục bổ sung sau này.
• Bảng tổng hợp thông tin hợp đồng, Mẫu số 02.a/TT — biểu mẫu mới của Nghị định 254/2025, do chủ đầu tư lập và chịu trách nhiệm.
• Bảo đảm thực hiện hợp đồng theo hình thức hợp đồng quy định.

Giai đoạn 2 – Hồ sơ tạm ứng

• Giấy đề nghị thanh toán vốn, Mẫu số 04.a/TT.
• Giấy rút vốn, Mẫu số 05.a/TT.
• Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng, khi giá trị tạm ứng lớn hơn 1 tỷ đồng. Giá trị bảo lãnh tương đương khoản tạm ứng và giảm dần theo mức đã thu hồi.

Mức tạm ứng theo Điều 12 Nghị định 210/2026 có mấy con số cần thuộc. Tối thiểu với hợp đồng thi công: 10% giá hợp đồng khi giá trị trên 50 tỷ, 15% khi từ 10 đến 50 tỷ, 20% khi dưới 10 tỷ. Tối thiểu với tư vấn: 15% khi trên 10 tỷ, 20% khi đến 10 tỷ. Tối đa 30% giá hợp đồng, muốn cao hơn phải được người quyết định đầu tư cho phép. Đây là điểm thay đổi lớn so với mức trần 50% của quy định cũ.

Hai cái bẫy của tạm ứng. Thứ nhất, phần tạm ứng vượt mức tối thiểu sẽ không được điều chỉnh giá kể từ thời điểm tạm ứng, nên ứng nhiều chưa chắc lợi với hợp đồng có điều chỉnh giá. Thứ hai, tiền tạm ứng phải thu hồi hết khi giá trị thanh toán cộng dồn đạt 80% giá hợp đồng. Quên kế hoạch thu hồi là cuối hợp đồng phải xử lý rất mệt.

Giai đoạn 3 – Hồ sơ thanh toán từng đợt, lặp lại mỗi đợt

• Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành của đợt, đủ chữ ký nhà thầu, tư vấn giám sát, chủ đầu tư.
• Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, Mẫu số 03.a/TT, kèm bảng tính chi tiết từng công tác.
• Bảng tính giá trị phát sinh ngoài hợp đồng nếu có, kèm văn bản chấp thuận phát sinh của chủ đầu tư trước khi thi công.
• Bảng tính điều chỉnh giá nếu hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: chỉ số giá của kỳ tính, công thức và hệ số theo đúng hợp đồng.
• Giấy đề nghị thanh toán vốn, Mẫu số 04.a/TT; giấy đề nghị thu hồi vốn tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT, nếu đợt này thu hồi tạm ứng; giấy rút vốn, Mẫu số 05.a/TT.
• Hóa đơn giá trị gia tăng theo giá trị đề nghị thanh toán.
• Hồ sơ đi kèm để đối chiếu: bản vẽ hoàn công phần việc, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu công việc, kết quả thí nghiệm và chứng nhận vật liệu.

Đề nghị thanh toán phải thể hiện đủ bốn con số: giá trị hoàn thành theo hợp đồng, giá trị phát sinh, phần giảm trừ thu hồi tạm ứng, và giá trị đề nghị sau khi bù trừ.

Về thời hạn, Điều 28 Nghị định 210/2026 chốt: bên giao thầu thanh toán tối đa 14 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Với vốn đầu tư công, Kho bạc chuyển tiền trong 2 ngày làm việc, riêng tạm ứng là 1 ngày. Nghĩa là thời gian chờ tiền chủ yếu nằm ở khâu hoàn thiện hồ sơ giữa nhà thầu và chủ đầu tư, không nằm ở Kho bạc.

Giai đoạn 4 – Hồ sơ quyết toán hợp đồng, dân trong nghề gọi là quyết toán A-B

Theo Điều 30 Nghị định 210/2026, hồ sơ do bên nhận thầu lập, bên giao thầu và tư vấn xác nhận. Thành phần chủ yếu theo nghị định:

• Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng, gồm cả công việc phát sinh.
• Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng: giá trị hoàn thành theo hợp đồng, giá trị phát sinh, giá trị đã thanh toán và giá trị còn lại phải thanh toán.
• Hồ sơ hoàn công và nhật ký thi công, với hợp đồng có công việc thi công.
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Thực tế bộ hồ sơ nộp đi thường kèm thêm vài thứ nữa. Đó là toàn bộ biên bản nghiệm thu và bảng giá trị các đợt đã thanh toán. Rồi các văn bản sửa đổi bổ sung hợp đồng, biên bản xử lý kỹ thuật, bảo lãnh bảo hành, biên bản đối chiếu công nợ. Sau khi hết mọi nghĩa vụ kể cả bảo hành thì hai bên ký thanh lý hợp đồng.

Thời hạn quyết toán hợp đồng: tối đa 60 ngày kể từ khi hoàn thành và nghiệm thu toàn bộ công việc. Hợp đồng quy mô lớn, phức tạp được kéo dài, nhưng tối đa 120 ngày.

Giai đoạn 5 – Quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, với vốn đầu tư công

Đây là việc của chủ đầu tư, theo trình tự của Nghị định 254/2025. Hồ sơ trình thẩm tra gồm tờ trình đề nghị phê duyệt, bộ mẫu biểu báo cáo quyết toán, các văn bản pháp lý liên quan, và hồ sơ quyết toán chi phí của toàn dự án trong đó có quyết toán từng hợp đồng. Dự án thuộc diện kiểm toán thì kèm báo cáo kiểm toán, và tờ trình phải nêu rõ nội dung nào thống nhất, nội dung nào không thống nhất với kiểm toán.

Nhà thầu không lập bộ này, nhưng nộp quyết toán A-B đúng hạn chính là điều kiện để chủ đầu tư kịp thời hạn của mình.

Bộ mẫu biểu thanh toán và mẫu số của từng biểu

Năm biểu dưới đây là bộ dùng hằng ngày với dự án vốn đầu tư công, ban hành kèm Nghị định 254/2025. Tài liệu nào còn hướng dẫn mẫu biểu theo Nghị định 99/2021 là đã sai căn cứ.

Bản gốc của các biểu nằm trong phụ lục Nghị định 254/2025/NĐ-CP. Nên tải từ đó thay vì dùng bản trôi nổi trên mạng, vì phần lớn bản đang lưu hành là mẫu của nghị định cũ.

Trong năm biểu, Mẫu số 03.a/TT bị trả lại nhiều nhất. Đây là chỗ khối lượng phải khớp ba nơi cùng lúc: bảng giá hợp đồng, biên bản nghiệm thu, và bản vẽ hoàn công. Tên công tác và đơn vị tính phải chép đúng như trong hợp đồng, không được gộp dòng hay đổi cách gọi cho gọn.

Còn quyết toán hợp đồng A-B thì không có mẫu số bắt buộc. Điều 30 Nghị định 210/2026 quy định thành phần hồ sơ, còn hình thức bảng biểu do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng. Đó là lý do không tìm được một "mẫu quyết toán A-B chuẩn" dùng chung cho mọi dự án. Thứ cần bám là danh mục thành phần ở Giai đoạn 4 bên trên, rồi trình bày theo phụ lục biểu mẫu mà hợp đồng đã thỏa thuận.

Dự án vốn tư nhân không phải dùng bộ mẫu này vì không gửi hồ sơ qua Kho bạc. Nhưng chủ đầu tư thường ban hành biểu mẫu riêng trong phụ lục hợp đồng, nội dung tương đương 03.a/TT.

Mốc thời gian và trách nhiệm các bên

Điều đáng chú ý: các mốc quyết toán dự án tính bằng tháng, nhưng nguyên nhân chậm phổ biến nhất lại là hồ sơ của từng hợp đồng không khép kín. Thiếu một biên bản phát sinh, một bản vẽ hoàn công, một đối chiếu công nợ là đủ chậm cả dây chuyền. Nhà thầu làm tốt phần của mình là đang giúp chủ đầu tư, và cũng là giúp mình được thanh toán nốt phần giữ lại.

Lỗi khiến hồ sơ bị trả lại, từ thực tế học viên

Danh sách này lấy từ những bộ hồ sơ mà học viên khóa thanh quyết toán mang đến lớp để được chữa.

1. Khối lượng nghiệm thu không khớp bản vẽ hoàn công. Bảng khối lượng ghi một số, đo lại trên bản vẽ hoàn công ra số khác. Thẩm tra chỉ cần tìm được một chỗ là nghi ngờ cả bộ. Xem 7 lỗi bóc tách khối lượng người mới hay mắc.
2. Phát sinh thi công trước, xin chấp thuận sau. Không có văn bản chấp thuận trước khi làm, phát sinh rất khó được thanh toán, dù thực tế đã làm và chủ đầu tư biết.
3. Áp sai công thức hoặc kỳ chỉ số giá khi điều chỉnh giá. Lấy sai kỳ công bố giá, sai tỷ trọng, hoặc điều chỉnh cả phần không được điều chỉnh. Nhớ thêm quy định mới: phần tạm ứng vượt mức tối thiểu không được điều chỉnh giá.
4. Tên công tác, đơn vị trong bảng thanh toán không khớp hợp đồng. Cùng một việc nhưng gọi khác tên, đổi đơn vị, gộp hoặc tách dòng khác với bảng giá hợp đồng.
5. Ngày tháng không logic. Biên bản nghiệm thu ký trước ngày nhật ký ghi hoàn thành. Hóa đơn xuất trước nghiệm thu. Chứng chỉ vật liệu có ngày sau ngày đổ bê tông.
6. Thiếu chữ ký, thiếu dấu, sai thẩm quyền ký. Lỗi nhỏ nhất và gặp nhiều nhất. Mỗi lần bị trả về là mất một vòng luân chuyển vài tuần.
7. Thu hồi tạm ứng không đúng kế hoạch. Quên thu hồi hoặc thu hồi sai tỷ lệ. Đến khi thanh toán cộng dồn chạm mốc 80% giá hợp đồng mà tạm ứng chưa hết là vướng ngay.
8. Hồ sơ chất lượng không đi cùng hồ sơ khối lượng. Thiếu kết quả thí nghiệm, biên bản nghiệm thu công việc cho phần đề nghị thanh toán. Không ai xác nhận khối lượng chưa được nghiệm thu chất lượng.

Điểm chung: gần như không lỗi nào do "không biết quy định". Lỗi đến từ việc hồ sơ bị dồn làm vào cuối đợt thay vì làm song song với thi công. Thói quen cập nhật bảng khối lượng, nhật ký và hoàn công hằng tuần là thứ phân biệt QS giỏi với QS bận.

Bản checklist để tải về

Toàn bộ checklist năm giai đoạn cùng bảng mốc thời gian được gộp thành một tệp PDF để in và treo ở văn phòng công trường.

**Tải checklist hồ sơ thanh quyết toán (PDF)**

Muốn thực hành lập trọn một bộ hồ sơ trên hợp đồng thật thì khóa Thanh quyết toán xây dựng của Viện đi đúng ba phần. Đó là hành lang pháp lý theo bộ văn bản mới, hợp đồng và hồ sơ thanh toán, rồi thực hành trên bộ hồ sơ hoàn chỉnh, kể cả hợp đồng điều chỉnh giá theo hệ số. Người muốn đi xa hơn về nghề học khóa Kỹ sư QS; bài Kỹ sư QS là gì? mô tả nghề này.

Câu hỏi thường gặp

Nghị định 37/2015 còn hiệu lực không, được thay bằng nghị định nào?

Không còn. Nghị định 210/2026/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng có hiệu lực từ 01/7/2026, thay cả Nghị định 37/2015/NĐ-CP lẫn Nghị định 50/2021/NĐ-CP sửa đổi nó. Bên quản lý, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công thì Nghị định 254/2025/NĐ-CP đã thay Nghị định 99/2021/NĐ-CP từ 26/9/2025. Ngoại lệ là những hợp đồng đã ký và đang thực hiện trước ngày văn bản mới có hiệu lực, xem câu hỏi cuối mục này.

Quy trình thanh quyết toán có khác nhau giữa vốn nhà nước và vốn tư nhân không?

Phần hợp đồng gồm nghiệm thu, thanh toán đợt, quyết toán A-B áp dụng theo Nghị định 210/2026. Phần gửi Kho bạc và quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành theo Nghị định 254/2025 chỉ áp dụng cho vốn đầu tư công. Dự án tư nhân thay bằng quy định nội bộ của chủ đầu tư, thường gọn hơn nhưng không bỏ được hồ sơ khối lượng và chất lượng.

Hồ sơ đang làm dở theo Nghị định 99/2021 thì xử lý thế nào?

Dự án đã nộp hồ sơ quyết toán, hoặc đã ký hợp đồng kiểm toán độc lập trước ngày 26/9/2025, tiếp tục làm theo Nghị định 99/2021. Hồ sơ pháp lý đã gửi cơ quan thanh toán trước đó cũng được dùng tiếp, không phải nộp lại. Còn lại chuyển sang mẫu biểu và trình tự của Nghị định 254/2025.

Kiểm toán độc lập có bắt buộc với mọi dự án không?

Không. Diện dự án phải kiểm toán báo cáo quyết toán trước khi trình thẩm tra quy định trong Nghị định 254/2025. Cách kiểm tra nhanh nhất là xem quyết định đầu tư của dự án và hỏi cơ quan chủ trì thẩm tra ngay từ đầu, đừng đợi đến lúc nộp.

Hợp đồng trọn gói có phải nộp bảng khối lượng chi tiết khi thanh toán không?

Không. Điều 29 Nghị định 210/2026 nói rõ: thanh toán hợp đồng trọn gói theo giai đoạn hoặc tỷ lệ hoàn thành, biên bản nghiệm thu không cần xác nhận khối lượng chi tiết. Nhưng hồ sơ chất lượng vẫn bắt buộc, và phát sinh ngoài phạm vi trọn gói vẫn cần bảng khối lượng riêng.

Hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026 áp dụng nghị định nào?

Hợp đồng thuộc dự án đầu tư công và PPP đã ký và đang thực hiện trước ngày đó tiếp tục theo quy định cũ, tức Nghị định 37/2015 và 50/2021. Các dự án khác thì hai bên được thỏa thuận áp dụng quy định mới nếu muốn.

Bài viết liên quan

• Kỹ sư QS là gì? Công việc, mức lương và lộ trình
• Hồ sơ hoàn công gồm những gì? Danh mục theo Nghị định 207/2026
• Bóc tách khối lượng là gì? 7 lỗi người mới hay mắc khi đo bóc
• Học dự toán xây dựng bắt đầu từ đâu? Lộ trình 6 tuần
• Cubicost là gì? Bộ phần mềm bóc khối lượng 5D BIM