Một công trường có thể bận rộn mỗi ngày, mọi tổ đội đều có việc, báo cáo tuần nào cũng "đang triển khai" — và vẫn bàn giao chậm ba tháng. Khi đó chỉ huy trưởng thường hỏi: chậm ở đâu? Câu hỏi này chỉ trả lời được nếu biết đường găng là gì và tiến độ đã được theo dõi theo đường găng từ đầu.
Bài này giải thích đường găng bằng ví dụ một nhà phố, rồi liệt kê 5 nguyên nhân tiến độ thi công bị trượt mà giảng viên của Viện gặp nhiều nhất ở dự án thật. Sau đó là cách theo dõi và cập nhật tiến độ hằng tuần, và cách báo cáo tiến độ cho chủ đầu tư sao cho có tác dụng.
Đường găng giải thích bằng ví dụ
Đường găng (critical path) là chuỗi công việc nối tiếp nhau dài nhất từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án. Mọi công việc trên chuỗi đó không có thời gian dự trữ: chậm một ngày, ngày hoàn thành dự án chậm đúng một ngày. Các công việc ngoài đường găng có dự trữ — có thể chậm trong giới hạn mà không ảnh hưởng bàn giao.
Lấy một nhà phố 4 tầng làm ví dụ, rút gọn còn vài việc:
| Việc | Thời lượng | Phải xong trước nó |
|---|---|---|
| A. Ép cọc, đào đất, móng | 20 ngày | — |
| B. Khung bê tông 4 tầng | 60 ngày | A |
| C. Xây tường | 25 ngày | B (bắt đầu sau khi xong tầng 2, chồng lấn) |
| D. Điện nước âm tường | 15 ngày | C từng tầng |
| E. Trát, ốp lát, sơn | 35 ngày | D |
| F. Cửa, thiết bị, vệ sinh công nghiệp | 10 ngày | E |
| G. Làm cổng, sân, hàng rào | 12 ngày | A (có thể làm song song với khung) |
Chuỗi A → B → C → D → E → F là chuỗi dài nhất: đây là đường găng. Xây tường có chồng lấn với khung, nhưng tường tầng 4 chỉ xây được khi khung tầng 4 đã xong, nên C vẫn kết thúc sau B và cả hai đều găng. Việc G (cổng, sân) chỉ cần xong trước F; nó có dự trữ gần trăm ngày. Nếu tổ làm cổng chậm một tuần, không sao. Nếu tổ cốt thép ở việc B chậm một tuần, bàn giao chậm một tuần.
Ba hệ quả thực tế:
- Dồn nguồn lực vào đường găng. Thiếu người, hãy lấy từ việc có dự trữ (G) sang việc trên đường găng (B), không phải ngược lại.
- Rút ngắn dự án bằng cách rút ngắn đường găng. Tăng ca cho tổ làm cổng không làm dự án xong sớm; tăng ca cho tổ bê tông thì có. Và khi rút ngắn B đủ nhiều, đường găng có thể chuyển sang chuỗi khác — phải tính lại.
- Đường găng thay đổi theo thời gian. Việc chậm ngoài đường găng, nếu chậm hết dự trữ, sẽ trở thành găng. Đường găng hôm nay không phải đường găng tháng sau, nên phải cập nhật.
Với tiến độ vài chục đầu việc trở lên, tìm đường găng bằng tay không khả thi; đó là việc của phần mềm tiến độ như Microsoft Project. Bài MS Project là gì? giải thích cách phần mềm tính và tô đỏ đường găng khi quan hệ công việc được khai báo đúng. Phần lập tiến độ có quan hệ và đọc đường găng là nội dung chính của khóa MS Project tại Viện.
5 nguyên nhân tiến độ thi công chậm, từ thực tế dự án
Danh sách này từ các dự án mà học viên khóa tiến độ của Viện mang đến lớp để phân tích. Không nguyên nhân nào là "thời tiết" hay "thiếu vốn" — những thứ thật nhưng ít khi là nguyên nhân gốc.
1. Tiến độ lập không có quan hệ công việc. Bảng Excel tô màu, mỗi việc một khoảng thời gian tự chọn, không có "việc B sau việc A". Tiến độ như vậy không có đường găng, nên không ai biết việc nào quan trọng; khi chậm, mọi việc đều được coi là gấp — tức không việc nào gấp.
2. Thời lượng ước theo mong muốn, không theo năng suất. "Khung 4 tầng 45 ngày" vì hợp đồng cần vậy, trong khi tổ đội 8 người làm được một sàn mỗi 15 ngày — tức 60 ngày cho bốn tầng, đúng như bảng trên. Tiến độ trượt ngay từ tuần đầu và mọi cập nhật sau đó chỉ là ghi nhận độ trượt.
3. Quên các việc "không nhìn thấy". Thời gian chờ bê tông đạt cường độ, phê duyệt vật liệu, phê duyệt bản vẽ thi công, giao hàng thiết bị nhập khẩu, nghiệm thu giai đoạn. Mỗi việc vài ngày, cộng lại vài tuần, và chúng thường nằm đúng trên đường găng.
4. Nguồn lực bị xếp chồng. Một tổ nề xây tường tầng 3 và trát tầng 1 cùng tuần; một cần trục phục vụ hai khu. Tiến độ trên giấy khả thi, ngoài công trường thì không, vì không ai gán nguồn lực để phần mềm phát hiện quá tải.
5. Không cập nhật, hoặc cập nhật mà không lưu kế hoạch gốc. Tiến độ lập xong nộp chủ đầu tư rồi cất. Đến khi chậm, không ai biết chậm từ việc nào, chậm bao nhiêu so với kế hoạch ban đầu, và việc nào phía sau sẽ bị kéo theo.
Điểm chung: cả 5 nguyên nhân đều là lỗi lập và quản lý tiến độ, không phải lỗi thi công. Và cả 5 đều phát hiện được ở tuần đầu nếu tiến độ có đường găng và được cập nhật.
Kiểm soát tiến độ thi công: theo dõi và cập nhật hằng tuần
Kiểm soát tiến độ thi công là một thói quen tuần, không phải một tài liệu. Quy trình mà giảng viên Viện khuyến nghị cho công trình vừa và nhỏ:
Thứ Sáu hoặc thứ Bảy – thu thập thực tế. Kỹ sư hiện trường ghi cho từng việc đang làm: ngày bắt đầu thực tế, % hoàn thành (theo khối lượng, không theo cảm giác), ngày dự kiến xong. Với việc chưa bắt đầu nhưng đã quá ngày kế hoạch: lý do.
Cập nhật vào phần mềm. Nhập số liệu, để phần mềm tính lại ngày hoàn thành dự kiến của mọi việc phía sau và đường găng mới. So với kế hoạch gốc đã lưu: dự án đang sớm hay chậm bao nhiêu ngày, do việc nào.
Phân tích ba câu hỏi. Việc nào trên đường găng đang chậm? Việc nào ngoài đường găng đã ăn gần hết dự trữ và sắp thành găng? Tuần tới, nguồn lực có chỗ nào quá tải không?
Quyết định và giao việc. Với mỗi việc găng đang chậm: tăng nguồn lực, làm chồng lấn, đổi biện pháp, hay chấp nhận và thông báo sớm cho chủ đầu tư. Quyết định ghi vào biên bản họp tuần, có người chịu trách nhiệm và ngày kiểm tra.
Lưu phiên bản. Mỗi tuần một phiên bản tiến độ, để sau này truy được khi nào bắt đầu chậm và đã quyết định gì. Đây cũng là bằng chứng khi tranh chấp về gia hạn hợp đồng.
Toàn bộ vòng này mất 2–3 giờ mỗi tuần với tiến độ 100–200 đầu việc, nếu tiến độ đã được lập đúng. Nó là nội dung của phần "cập nhật thực tế và đánh giá hiệu quả" trong khóa MS Project 6 buổi của Viện, sau khi học viên đã lập tiến độ có quan hệ và nguồn lực.
Quản lý tiến độ dự án xây dựng: báo cáo cho chủ đầu tư
Báo cáo tiến độ kém phổ biến nhất có dạng: "Tuần này đã hoàn thành cốt thép sàn tầng 5, đang triển khai ván khuôn tầng 6, dự kiến tuần sau đổ bê tông." Đúng, nhưng vô dụng: chủ đầu tư không biết dự án đang sớm hay chậm, và nếu chậm thì bàn giao lùi bao nhiêu.
Một báo cáo tiến độ có tác dụng trả lời bốn câu, trong một trang:
- Dự án đang ở đâu so với kế hoạch gốc? Sớm hay chậm bao nhiêu ngày; % hoàn thành theo khối lượng so với % theo kế hoạch tại thời điểm này.
- Nguyên nhân nằm ở việc nào trên đường găng? Nêu đúng việc, không nêu chung chung "do thời tiết".
- Ảnh hưởng đến mốc tiếp theo và ngày bàn giao là gì? Con số, có phần mềm tính.
- Nhà thầu đang làm gì và cần chủ đầu tư quyết định gì? Tăng ca, đổi biện pháp, hay cần phê duyệt nhanh một hồ sơ đang chặn đường găng.
Kèm theo: biểu đồ Gantt có đường găng tô đỏ và kế hoạch gốc mờ phía sau, in từ phần mềm; bảng các việc găng đang chậm. Báo cáo dạng này làm chủ đầu tư tin hơn cả khi dự án chậm, vì họ thấy nhà thầu biết mình chậm ở đâu — và nó cũng là hồ sơ pháp lý khi xin gia hạn. Bài Hồ sơ thanh quyết toán công trình gồm những gì? nói về vai trò của nhật ký và báo cáo trong phần hồ sơ.
Với dự án lớn, báo cáo tiến độ ngày càng đi kèm mô phỏng 4D trên mô hình BIM — xem bài Navisworks là gì, dùng để làm gì? — nhưng nguyên tắc bốn câu hỏi không đổi.
Câu hỏi thường gặp
Đường găng là gì nếu nói bằng một câu?
Là chuỗi công việc nối tiếp dài nhất của dự án, quyết định ngày hoàn thành; chậm một ngày trên đường găng là bàn giao chậm một ngày.
Một dự án có thể có nhiều đường găng không?
Có. Khi hai chuỗi dài bằng nhau, cả hai đều găng; và khi rút ngắn một chuỗi, chuỗi khác có thể trở thành găng. Đây là lý do phải tính lại sau mỗi thay đổi.
Không dùng phần mềm có quản lý được đường găng không?
Với tiến độ dưới 20–30 đầu việc, tính tay được. Với công trình thật, không; phần mềm tiến độ tính đường găng trong một giây sau khi bạn khai báo quan hệ.
Tiến độ chậm thì nên tăng ca ở đâu?
Chỉ ở các việc trên đường găng, và chỉ khi việc đó không bị chặn bởi nguồn lực khác (vật liệu, phê duyệt). Tăng ca ở việc có dự trữ là tốn tiền mà không rút ngắn dự án.
Tiến độ thi công chậm có được gia hạn hợp đồng không?
Tùy nguyên nhân và điều khoản hợp đồng; nguyên nhân từ phía chủ đầu tư (chậm mặt bằng, chậm phê duyệt) thường được gia hạn nếu nhà thầu chứng minh được bằng tiến độ cập nhật và nhật ký. Đó là lý do phải lưu phiên bản tiến độ hằng tuần.