Kỹ sư mới vào phòng đấu thầu thường nhận việc đầu tiên là "bóc lại khối lượng rồi lập giá". Nhiều bạn làm đúng như hồi ở trường: áp định mức, áp đơn giá công bố, cộng chi phí theo tỷ lệ, ra một con số. Con số đó thường trượt thầu. Hoặc tệ hơn, trúng thầu rồi lỗ.
Lý do nằm ở chỗ dự toán và dự thầu là hai việc khác nhau, dù cùng bắt đầu từ một bộ bản vẽ. Bài này phân biệt hai khái niệm qua mục đích của chúng, đưa bảng so sánh 8 tiêu chí, nói rõ ai lập và dùng khi nào, rồi liệt kê bảy thứ phải sửa khi chuyển từ dự toán sang giá dự thầu.
Hai khái niệm, hai mục đích
Dự toán xây dựng là chi phí dự kiến để xây công trình. Bên lập thiết kế hoặc tư vấn được thuê lập nó cho chủ đầu tư, theo định mức, đơn giá và phương pháp do Nhà nước hướng dẫn. Mục đích của nó là quản lý chi phí: làm căn cứ phê duyệt, xác định giá gói thầu, so sánh giá dự thầu và quản lý thanh toán.
Dự toán trả lời câu hỏi: công trình này, nếu làm đúng thiết kế và đúng mặt bằng giá hợp lý, thì hết bao nhiêu. Bài Học dự toán xây dựng bắt đầu từ đâu? mô tả kỹ việc lập dự toán.
Giá dự thầu là giá mà nhà thầu đề xuất để thực hiện gói thầu, ghi trong hồ sơ dự thầu. Mục đích của nó là thắng thầu và có lãi: đủ thấp để cạnh tranh, đủ cao để bù chi phí thật, đủ chặt để không vỡ trận khi thi công.
Giá dự thầu trả lời một câu hỏi khác hẳn: với năng lực, giá đầu vào và cách tổ chức của tôi, tôi làm gói này với giá nào. Hai câu hỏi khác nhau dẫn tới hai cách lập khác nhau.
Nói gọn: dự toán là giá trị của công trình, giá dự thầu là giá của một nhà thầu cụ thể. Trong khóa Lập dự toán công trình của Viện, học viên lập dự toán cho một công trình đã thi công rồi so ngay với giá nhà thầu đã bỏ. Khoảng cách giữa dự toán và dự thầu vì thế hiện ra bằng số thật, không bằng lý thuyết.
Bảng so sánh 8 tiêu chí
| Tiêu chí | Dự toán | Giá dự thầu |
|---|---|---|
| 1. Ai lập | Tư vấn thiết kế hoặc tư vấn lập dự toán, cho chủ đầu tư | Nhà thầu, cho chính mình |
| 2. Mục đích | Quản lý chi phí: phê duyệt, xác định giá gói thầu, so sánh, thanh toán | Cạnh tranh thắng thầu và bảo đảm lợi nhuận |
| 3. Khối lượng | Bóc từ thiết kế, theo hướng dẫn đo bóc | Bóc lại từ thiết kế, có xét biện pháp thi công |
| 4. Định mức | Định mức do Nhà nước ban hành, hoặc định mức được duyệt | Định mức nội bộ: năng suất thật của tổ đội và máy móc mình có |
| 5. Giá vật liệu, nhân công, máy | Giá công bố và giá thị trường theo hướng dẫn, tại thời điểm lập | Báo giá thật của nhà cung cấp, đơn giá nhân công thực trả, giá máy của mình hoặc đi thuê |
| 6. Chi phí gián tiếp và lợi nhuận | Theo tỷ lệ quy định | Chi phí quản lý thật của công ty và mức lợi nhuận kỳ vọng, có thể cao hoặc thấp hơn tỷ lệ quy định |
| 7. Rủi ro | Dự phòng theo tỷ lệ quy định | Tự đánh giá: điều kiện hợp đồng, biến động giá, tiến độ, thanh toán chậm, thời tiết, địa chất |
| 8. Kết quả | Một con số được phê duyệt, dùng chung cho mọi nhà thầu | Mỗi nhà thầu một con số, chênh nhau tùy chiến lược |
Hai hàng quan trọng nhất là hàng 4 và hàng 5. Dự toán dùng định mức và giá chuẩn chung; giá dự thầu dùng định mức và giá của chính nhà thầu.
Hệ quả rất thực tế. Nhà thầu có tổ đội năng suất cao, mua vật liệu rẻ hơn giá công bố, máy tự có, sẽ bỏ được giá thấp hơn dự toán mà vẫn lãi. Ngược lại, nhà thầu phải thuê máy, mua vật liệu lẻ, thi công ở nơi xa, có thể không làm nổi ngay cả với giá bằng dự toán.
Ai lập, dùng ở bước nào
Trên dòng thời gian của một dự án vốn nhà nước, hai thứ này xuất hiện ở hai thời điểm và nằm trong hai bộ hồ sơ khác nhau.
- Bước thiết kế. Tư vấn lập dự toán xây dựng công trình theo phương pháp tại Thông tư 36/2026/TT-BXD, hiệu lực từ 01/7/2026 thay Thông tư 11/2021. Dự toán được thẩm định rồi phê duyệt; ai thẩm định tùy nguồn vốn và cấp công trình. Dự toán được duyệt là cơ sở xác định giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
- Bước đấu thầu. Mỗi nhà thầu lập giá dự thầu và nộp trong hồ sơ dự thầu. Chủ đầu tư đánh giá theo Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và các văn bản sửa đổi. Giá dự thầu được sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ giá trị giảm giá nếu có, rồi mới so với giá gói thầu. Luật đặt một điều kiện cứng: nhà thầu chỉ được đề nghị trúng thầu khi giá đề nghị trúng thầu không vượt giá gói thầu được phê duyệt.
- Bước hợp đồng và thi công. Giá trúng thầu trở thành giá hợp đồng, quản lý theo Nghị định 210/2026/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng. Lúc này dự toán vẫn còn vai trò: làm căn cứ khi có phát sinh ngoài hợp đồng và khi thẩm tra quyết toán.
Với dự án vốn tư nhân, chủ đầu tư không bắt buộc lập dự toán theo phương pháp Nhà nước. Nhưng phần lớn vẫn lập một dự toán hoặc một ngân sách để có cơ sở so sánh giá các nhà thầu. Bản chất không đổi.
Hệ quả về nghề nghiệp cũng rõ. Người làm dự toán ở tư vấn cần vững định mức, đơn giá và phương pháp theo văn bản. Người lập giá dự thầu ở nhà thầu cần thêm chi phí thật, biện pháp thi công và hợp đồng. Vị trí thứ hai thường mang tên kỹ sư QS hoặc kỹ sư đấu thầu, mô tả trong bài Kỹ sư QS là gì?.
Bảy thứ phải sửa khi chuyển dự toán thành giá dự thầu
Khoảng cách giữa dự toán và dự thầu không phải là một tỷ lệ phần trăm. Kỹ sư mới thường lấy dự toán rồi giảm vài phần trăm để thành giá dự thầu, và cách đó bỏ qua bảy điều chỉnh dưới đây.
1. Bóc lại khối lượng, không tin khối lượng mời thầu. Khối lượng trong hồ sơ mời thầu có thể thiếu hoặc thừa. Với hợp đồng trọn gói, thiếu là nhà thầu chịu. Với hợp đồng đơn giá, khối lượng sai ảnh hưởng tới chiến lược đơn giá. Bài Bóc tách khối lượng là gì? liệt kê các lỗi đo bóc hay gặp.
2. Thay định mức chuẩn bằng năng suất thật. Định mức Nhà nước là mức trung bình. Tổ đội của bạn có thể nhanh hơn hoặc chậm hơn mức đó. Nhà thầu có kinh nghiệm giữ một bảng năng suất nội bộ theo từng loại công tác, cập nhật từ các dự án đã làm.
3. Thay giá công bố bằng báo giá thật. Xin báo giá vật liệu chính từ nhà cung cấp, tính cả vận chuyển đến chân công trình. Lấy đơn giá nhân công thực trả theo vùng. Tính giá máy theo máy tự có hay đi thuê. Đây là phần tạo ra chênh lệch lớn nhất giữa các nhà thầu.
4. Tính chi phí biện pháp thi công theo biện pháp của mình. Ván khuôn, giàn giáo, cẩu tháp, điện nước thi công, bơm bê tông. Dự toán thường gộp các khoản này vào chi phí gián tiếp hoặc tính theo định mức chung. Nhà thầu phải tính theo biện pháp thật, vì đây là nơi lỗ hay nằm.
5. Tính chi phí quản lý và lợi nhuận theo công ty. Chi phí quản lý thật gồm văn phòng, lương gián tiếp, phí bảo lãnh, lãi vay. Mức lợi nhuận kỳ vọng thay cho tỷ lệ quy định. Công ty đang thiếu việc có thể chấp nhận lợi nhuận thấp để giữ đội; công ty đang đầy việc thì ngược lại.
6. Đánh giá rủi ro của hợp đồng. Đọc kỹ điều kiện hợp đồng trong hồ sơ mời thầu: trọn gói hay đơn giá, có điều chỉnh giá không, tạm ứng bao nhiêu, thanh toán sau bao lâu, phạt tiến độ thế nào. Mỗi điều khoản bất lợi là một khoản phải đưa vào giá.
7. Quyết định chiến lược giá. Sau khi có giá thành thật, mức giá nộp là một quyết định kinh doanh chứ không phải phép tính. Bỏ thấp để thắng, bỏ cao để an toàn, hay phân bổ đơn giá có chủ đích giữa các hạng mục với hợp đồng đơn giá. Đây là phần kỹ sư mới nên hiểu trước, chưa nên tự quyết.
Nói cách khác, dự toán là điểm xuất phát và điểm so sánh, không phải giá dự thầu trừ đi vài phần trăm.
Ba tình huống trúng thầu rồi lỗ
Ba tình huống dưới đây lặp lại nhiều tới mức người làm đấu thầu lâu năm nhận ra ngay từ lúc đọc hồ sơ mời thầu.
Trọn gói nhưng bóc theo khối lượng mời thầu. Hợp đồng trọn gói chuyển rủi ro khối lượng sang nhà thầu. Bóc lại mà phát hiện khối lượng mời thầu thiếu thì phần thiếu đó phải nằm trong giá, chứ không phải chờ phát sinh sau này.
Giá vật liệu chốt tại thời điểm nộp thầu, hợp đồng lại không điều chỉnh giá. Gói thầu kéo dài nhiều tháng mà thép hoặc xi măng tăng giá thì phần tăng đó nhà thầu gánh. Rủi ro này phải được lượng hóa vào giá ngay từ đầu, hoặc chốt giá với nhà cung cấp trước khi nộp.
Bỏ quên chi phí của điều kiện thanh toán. Tạm ứng thấp, thanh toán từng đợt chậm, giữ lại bảo hành. Tất cả đều là tiền nhà thầu phải xoay trong lúc chờ. Chi phí vốn cho khoảng chờ đó thuộc về giá dự thầu, và bài Hồ sơ thanh quyết toán công trình gồm những gì? mô tả bộ hồ sơ quyết định tiền về nhanh hay chậm.
Điểm chung của cả ba: không có tình huống nào là do tính sai số học. Cả ba đều đến từ việc chưa phân biệt dự toán và dự thầu ngay từ lúc đọc hồ sơ. Chúng đến từ việc đọc thiếu điều kiện hợp đồng và dùng số liệu chung thay cho số liệu của chính mình.
Câu hỏi thường gặp
Giá dự thầu có được cao hơn dự toán không?
Trong đấu thầu vốn nhà nước thì không: giá đề nghị trúng thầu phải không vượt giá gói thầu, mà giá gói thầu lại xác định từ dự toán được duyệt. Nếu mọi hồ sơ đều vượt, chủ đầu tư xử lý tình huống theo pháp luật đấu thầu, thường là cho các nhà thầu chào lại giá, hoặc vừa chào lại giá vừa xem lại giá gói thầu. Với dự án vốn tư nhân, việc này tùy chủ đầu tư quyết.
Giá dự thầu thấp hơn dự toán bao nhiêu là bình thường?
Không có con số chuẩn cho mọi gói thầu. Chênh lệch đến từ năng lực và chiến lược của từng nhà thầu. Mức giảm quá lớn so với giá gói thầu có thể bị chủ đầu tư yêu cầu làm rõ tính khả thi.
Dự toán gói thầu và giá gói thầu có khác nhau không?
Có. Giá gói thầu là giá được duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, dùng làm mốc so sánh khi đánh giá hồ sơ dự thầu. Dự toán gói thầu là căn cứ để xác định hoặc cập nhật giá gói thầu khi cần. Hai khái niệm gần nhau nhưng dùng ở hai bước khác nhau.
Người làm dự toán có chuyển sang lập giá dự thầu được không?
Được, và đây là con đường phổ biến. Nền đo bóc, định mức và đơn giá dùng chung cho cả hai việc. Phần phải học thêm là chi phí thật của doanh nghiệp, biện pháp thi công và điều kiện hợp đồng.
Học dự toán trước hay học đấu thầu trước?
Học dự toán trước. Không đọc được cấu trúc một bộ dự toán thì không lập nổi giá dự thầu, vì giá dự thầu vẫn dựng trên cùng bộ khung công tác và khối lượng. Sau đó mới học phần hợp đồng và đấu thầu.